KYOCERA Fleet Services Privacy Statement

Esittely

KYOCERA Fleet Services on tehokas verkkopohjainen palvelu, joka suorittaa laitteen hallintaa ja etähuoltoa yrityksen laitekannasta. KYOCERA Fleet Services antaa  mahdollisuuden tarkastella laitteen tilaa, nopeasti ja helposti tunnistaa ongelmat ja vastata niihin sekä suorittaa avainhuoltotöitä, mistä tahansa.

Tässä lausunnossa selitämme yksityiskohtaisesti seuraavat:

• Miksi käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi
• Millä oikeudellisella perusteella käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi
• Kenen kanssa jaamme henkilökohtaisia tietojasi
• Mihin maihin henkilökohtaiset tietosi lähetetään
• Kuinka kauan säilytämme henkilökohtaisia tietojasi
• Mihin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin olemme ryhtyneet
• Mitkä lailliset oikeutesi koskevat meitä henkilötietojen käsittelyssäKuinka voit ottaa meihin yhteyttä ja muuta tärkeää tietoa.

Miksi käsittelemme henkilökohtaisia ​​tietojasi (tarkoitus)?

A. Laskutuksen ja toimituksen hallinta. Yrityksesi laitteiden laskutiedot jaetaan laskutusta ja tarvikkeiden hallintaa varten.

B. Käyttäjätilien hallinta. Yrityksesi on saattanut suoraan tai välillisesti antaa meille nimesi ja sähköpostiosoitteesi, jotta voimme perustaa ja hallita käyttäjätiliäsi sinulle. Huomaa, että tarjoamme tätä palvelua tietojenkäsittelijänä tietojenkäsittelyn ehdoilla, jotka ovat saatavilla osoitteessa www.kyoceradocumentsolutions.fi.

C. Laitteen hallinta. Laitteen kokoonpano ja ylläpito, suojausasetukset, omaisuuden hallinta, yleiset hallinnolliset tehtävät (kuten laitteiden lisääminen ja poistaminen). Huomaa, että tarjoamme tätä palvelua tietojenkäsittelijänä tietojenkäsittelyn ehdoilla, jotka ovat saatavilla osoitteessa www.kyoceradocumentsolutions.fi.

D. Etäkäyttö. Yksittäisissä tapauksissa ja sen jälkeen kun käyttäjä on nimenomaisesti hyväksynyt tämän, lokitiedostot, joissa on laitetiedot, luodaan ja lähetetään KFS-palvelimelle ja niitä käytetään sovellettavan laitteen etähuoltoon. Huomaa, että tarjoamme tätä palvelua tietojenkäsittelijänä tietojenkäsittelyn ehdoilla, jotka ovat saatavilla osoitteessa www.kyoceradocumentsolutions.fi.

E. Laadun parantaminen. Laitetietoja, mukaan lukien laitteen IP-osoite ja sarjanumero, käytetään parantamaan laitteen ja tarvikkeiden laatua ja luotettavuutta sekä järjestelmän ja verkon skaalautuvuutta.

Millä oikeusperustalla käsittelemme henkilökohtaisia tietojasi?

Oikeudellinen perusta henkilötietojesi käsittelemiselle A ja E kohtia varten on, että meillä on siihen perusteltu liiketoiminnallinen syy. Tästä syystä:

• Tarkoitusta (A) varten meillä on perusteltu intressi saada yhteyshenkilö käytettävissä laskutusta ja toimituksen hallintaa varten.
• Tarkoitusta (E) varten meidän on kyettävä arvioimaan ja parantamaan järjestelmän ja asiakkaan Kyocera-laitteiden luotettavuutta, laatua ja suorituskykyä.
• B-D-tarkoituksia varten toimimme tietojenkäsittelyä varten puolestasi tietojenkäsittelyn ehtojen mukaisesti, jotka ovat saatavilla osoitteessa www.kyoceradocumentsolutions.fi.

Olemme arvioineet huolellisesti perusoikeuksiasi ja -vapauksiasi sekä laillisia liiketoimintaetujamme ja seuraamme jatkuvasti tasapainoa. Jos haluat kuitenkin vastustaa henkilökohtaisten tietojesi käsittelyä perusteltujen liiketoimintaetujemme perusteella, katso jäljempänä kohta "Oikeutesi".

Kenen kanssa jaamme henkilökohtaisia tietojasi?

Henkilötietojasi saa jakaa vain seuraavien kanssa:

• Kyocera Document Solutions Europe Management B.V. (Alankomaat) käyttäjätilien hallintaa ja laadun parantamista varten
• Kyocera Document Solutions Inc. (Japani) laadun parantamiseksi ja KFS-alustan ja datan ylläpidon hallitsemiseksi
• Ulkopuolinen KFS-palveluntarjoaja Alankomaissa (Microsoft Azure -alue Länsi-Eurooppa)
• Ulkoinen palveluntarjoaja Kyocera-tuotteiden ja -palvelujen laadun parantamiseksi
• Siltä osin kuin meiltä laki, asetus tai tuomioistuimen määräys vaaditaan paljastamaan henkilötietosi, saatamme joutua jakamaan henkilötietosi kyseisen lain, asetuksen tai tuomioistuimen määräyksen mukaisesti.

Kansainväliset siirrot

Voimme siirtää henkilökohtaisia tietojasi ryhmäyritykselle tai kolmannelle osapuolelle, joka sijaitsee Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Jos tämä maa ei tarjoa riittävää suojaa kansallisessa lainsäädännössä Euroopan komission mukaan, olemme varmistaneet tämän riittävän suojan tason sopimalla sopivista lisätoimenpiteistä kyseisen konserniyhtiön tai kolmannen osapuolen kanssa tavanomaisten tietosuojalausekkeiden kautta.

Jos käytämme Yhdysvaltain palveluntarjoajia, tällainen yhdysvaltalainen palveluntarjoaja on rekisteröitynyt itsensä EU / USA Privacy Shield -luetteloon ja se on itse sertifioitu Yhdysvaltain kauppaministeriössä.

Vaihtoehtoisesti voimme pyytää sinulta nimenomaista suostumustasi ehdotettuun siirtoon. Voit pyytää kopion tavanomaisista tietosuojalausekkeista lähettämällä meille sähköpostia.

Kuinka kauan säilytämme henkilökohtaisia ​​tietojasi?

Olemme mahdollisuuksien mukaan asettaneet erityiset säilytysajat henkilökohtaisten tietojen säilyttämistä varten. Nämä erityiset säilytysjaksot ilmoitetaan alla, tai me ilmoitamme niistä sinulle ennen tai ennen kuin aloitamme henkilötietojesi käsittelyn.
Jos meillä ei ole mahdollista käyttää asetettuja säilytysaikoja, olemme todenneet alla kriteerit, joita käytämme määrittäessään säilytysjaksot.

Erityiset säilytysjaksot

Tarkoitus (A) Käyttäjätilien hallinta. Säilytämme käyttäjätiliisi liittyviä henkilökohtaisia ​​tietojasi niin kauan kuin sinulla on aktiivinen käyttäjätili kanssamme. Passiiviset käyttäjätilit poistetaan yhden vuoden kuluttua viimeisestä käytöstä. Sinun puoleltamme ei ole velvollisuutta määrittää tiliäsi; Jos et kirjaudu sisään ensimmäistä kertaa 30 päivän sisällä tilin luomisesta, me poistamme sen. Voit aina pyytää meitä poistamaan käyttäjätilisi. Tällöin poistamme käyttäjätilisi 30 päivän kuluessa pyynnöstäsi.

Tarkoitus (B) Laskutus ja toimitusten hallinta. Kaikkia tähän tarkoitukseen liittyviä (henkilökohtaisia) tietoja on säilytettävä 6 vuotta (yritystiedot) tai 10 vuotta (kirjanpitotiedot).

Tarkoitus (C ja D) Laitehallinta ja etäkäyttö. Poistamme lokitiedostot yhden vuoden luomisen jälkeen. Kun huoltosuunnittelija kohtaa laitteen osoitekirjan etähuoltoistunnon aikana, tietoja ei pidä tallentaa osoitekirjasta.

Perusteet säilytysaikojen määrittämiselle

Kaikissa muissa olosuhteissa käytämme seuraavia kriteerejä määrittäessään sovellettavan säilytysajan:

• Perusoikeuksien ja -vapauksien arviointi
• Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset). Emme saa säilyttää henkilökohtaisia tietojasi pidempään kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, johon olemme keränneet ne
• Kaikki asiaankuuluvat teollisuuden käytännöt tai säännöt henkilötietojen säilyttämisessä
• Henkilökohtaisten tietojen pitämiseen liittyvien riskien ja kustannusten taso (oikeat ja ajantasaiset)
• Onko meillä laillista laillista perustaa henkilötietojesi säilyttämiseen
• Henkilötietojesi käsittelyn luonne, laajuus ja konteksti sekä suhteemme sinuun
• Muut mahdolliset mahdolliset olosuhteet.

Joka tapauksessa pidämme henkilökohtaiset tietosi sovellettavien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti ja tarkistamme säännöllisesti hallussamme olevia henkilökohtaisia tietojasi.

Mihin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin olemme ryhtyneet?

Suhtaudumme henkilökohtaisten tietojesi turvallisuuteen erittäin vakavasti ja pyrimme kaikin kohtuullisin keinoin suojaamaan henkilökohtaisia tietojasi katoamiselta, väärinkäytöltä, varkauksilta, luvattomalta käytöltä, paljastamiselta tai muokkaamiselta.
Jatkuvissa pyrkimyksissämme saavuttaa huippuosaamista turvallisuudesta kaikki Kyocera Document Solutions -yritykset, jotka ovat nimetty tässä lausunnossa, ovat hankkineet Tietoturva ISO / IEC 27001 -sertifikaatin. Lisäksi erityisesti KFS-palvelulle Kyocera Document Solutions Inc. on hankkinut ISO / IEC 27017 -sertifikaatin, jolla varmennuksella varmistetaan KFS: n tarjoamiseen sovellettavat lisätietoturvallisuusohjeet.

Sinun oikeutesi

Sinulla on tiettyjä laillisia oikeuksia, joista haluamme ilmoittaa sinulle.

Pääsy. Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, käsittelemmekö henkilökohtaisia ​​tietojasi vai ei, ja siihen liittyviin tietoihin, jotka käsittelevät tätä käsittelyä.

Oikaisu. Sinulla on oikeus saada oikaista tai täydentää henkilökohtaisia ​​tietojasi ilman aiheetonta viivytystä. Jos olet perustanut tilin kanssamme, sinulla on mahdollisuus oikaista tai täydentää henkilökohtaisia ​​tietojasi itse.

Oikeus poistaa. Sinulla on oikeus poistaa meille henkilökohtaiset tietosi ilman aiheetonta viivytystä. Tämä oikeus rajoittuu tiettyihin perusteisiin, esimerkiksi jos olet peruuttanut suostumuksesi tai jos vastustat, eikä meillä ole pakottavia laillisia perusteita tietojen säilyttämiselle. Jos sinulla on tili meillä, monissa tapauksissa sinulla on mahdollisuus poistaa tili itse, jolloin kaikki henkilökohtaiset tietosi poistetaan pysyvästi.

Käsittelyn rajoittaminen. Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä erityisistä syistä. Nämä ovat (1) aika, jolloin voimme tarkistaa pyyntösi mukaisten henkilökohtaisten tietojen oikeellisuuden; (2) laittoman käsittelyn poistamisen sijaan pyydät sen sijaan käytön rajoittamista; (3) tarvitset henkilökohtaisia ​​tietoja oikeudenkäynneissä; tai (4) tarkistamme, ohittavatko lailliset perusteemme vastalauseesi käsittelylle.

Oikeus vastustaa. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos tällainen käsittely perustuu (1) perusteltuun etuomme (mukaan lukien se, että luomme sinusta profiilin suostumuksesi perusteella); (2) suoramarkkinointitarkoituksiin; tai (3) välttämättömiä yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi tai meille annetun julkisen vallan käyttämiseksi. Lopetamme henkilötietojesi käsittelyn vastalauseesi perusteella, ellemme osoita pakottavia laillisia perusteita, jotka ylittävät sinun edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos tarvitsemme henkilökohtaisia ​​tietojasi oikeudenkäynneissä.

Tietojen siirrettävyys. Meidän on ilmoitettava sinulle oikeudestasi saada henkilökohtaisia ​​tietojasi meiltä, ​​jotta voit siirtää henkilötietojasi toiselle palveluntarjoajalle. KFS: n osalta tämä tarkoittaa, että pyynnöstämme toimitamme sinulle käyttäjätiliisi liittyvät henkilökohtaiset tietosi. Se ei sisällä mitään laitetietoja, mukaan lukien tiedot, jotka on siirretty meille lokitiedostoon.

Suostumuksen peruuttaminen. Jos olet toimittanut meille henkilökohtaiset tietosi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa. Voit tehdä niin lopettamalla tilaamasi palvelun tilauksen tarvittaessa. Voit myös tehdä niin lähettämällä meille sähköpostia soveltuvaan yksityisyyssähköpostiosoitteeseen, kuten alla todetaan. Poistamme sitten henkilötietosi pysyvästi tietokannastamme.

Valituksen tekeminen. Sinulla on oikeus tehdä valitus etenkin asuinmaasi valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

Käytä oikeuksiasi ja ota meihin yhteyttä

Kyocerassa on käytettävissä tietosuojaammattilaisten verkosto, mukaan lukien tietosuojavastaava, joka auttaa sinua kyselyissasi. Jos haluat käyttää jotakin oikeuksistasi tai sinulla on kysyttävää tästä asiakirjasta, ota meihin yhteyttä sähköpostitse tai lähetä meille kirje alla olevaan osoitteeseen:

Kyocera Document Solutions Finland Oy

Äyritie 16

01510 Vantaa

sähköposti: info@dfi.kyocera.com

Huomaa, että käyttäessään oikeuksiamme, voimme pyytää sinua täyttämään lomakkeen. Sen jälkeen ilmoitamme sinulle pyyntösi käsittelyprosessista. Oikeutesi käyttäminen on ilmaista, ja olemme päättäneet vastata pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä.

Muutokset tähän asiakirjaan

Siinä tapauksessa, että muokkaamme tätä asiakirjaa, julkaistaan se verkkosivustollemme tarkistetulla julkaisupäivällä ja ilmoitamme tarvittaessa muutetusta asiakirjasta käyttäjätilisi kautta.

België/Belgique/Belgien
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
e: privacy@dbe.kyocera.com

Danmark
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
e: privacy@ddk.kyocera.com

España
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
e: privacy@des.kyocera.com

France
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Nederland
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
e: privacy@dnl.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
e: privacy@dpt.kyocera.com

Sverige
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
e: privacy@dnr.kyocera.com

Turkiye
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
e: privacy@deu.kyocera.com

Ceska Republica
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
e: privacy@deu.kyocera.com

Deutschland
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
e: datenschutz@dde.kyocera.com

Finland
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Äyritie 16
01510 Vantaa
e: privacy@dfi.kyocera.com

Italia
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
e: privacy@dit.kyocera.com

Österreich
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
e: privacy@dat.kyocera.com

Rossiya
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
e: privacy@deu.kyocera.com

South Africa
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
e: privacy@deu.kyocera.com

United Kingdom
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
e: privacy@duk.kyocera.com