Hybridityön yleistyessä täytyy monet toimistorutiinit miettiä uudelleen, koska työnteko tapahtuu nyt toimiston, kodin ja yhteisten työtilojen välillä. Tarvittaviin tietokantoihin pääsy eri sijainneista on tarkeää tehokkuuden ja varsinkin tietoturvan kannalta. Haasteellisuutta lisää myös eri asiakirjojen ajantasaisuus ja toisaalta digitaalisen ja paperipohjaisen tieton kasvava määrä.

Pahimmissa tapauksissa asiakirjat ovat hajallaan työpöydillä tai sullottuna arkistokaappeihin, kun taas digitaaliset asiakirjat tallennetaan sähköposteihin, henkilökohtaisiin kansioihin tai hajallaan verkonlevyille. Perustehtävät, kuten sopimuksen hakeminen, viime hetken muutosten tekemiseksi tai laskun skannaus hyväksyttäväksi, koetaan tuottamattomiksi ja aikaa vieviksi.

Ilman työtapojen muutosta sisällön hajaantuminen aiheuttaa uusia haasteita, vaikeuttaa yhteistyötä, kuluttaa tehokkuutta ja aiheuttaa turhautumista. Se, mikä oli aikoinaan yksinkertainen tehtävä kivijalkatoimistossamme, ei enää sitä ole.

• Henkilökunta ei löydä tarvitsemaansa tietoa ja turhautuu.
  
• Nykyinen toimintatapa ei ole käyttäjäystävällinen ja tekee esimerkiksi skannaamisesta vaivalloista. Yhteistyö kärsii.
  
• Käytössä olevat toimistolaitteet ja järjestelmät eivät tue hybridityöskentlyä.
  
• Nousevien energiakustannusten myötä edellisen sukupolven tulostuslaitteiden ylläpitäminen on  kallista.
  
• Henkilökunta lähettää tulostustyöt ja noutaa ne 20 minuuttia myöhemmin. Sopimukset, tilinpäätökset ja laskut jätetään ilman valvontaa, jolloin luottamukselliset tiedot ovat vaarassa kadota, tai jopa varastaa.