Mustaa valkoisella aina tarvittaessa

Paperittoman toimiston ajatus on leijunut ilmassa jo vuosikymmeniä. On hienoa uskoa, että paperilla on edelleen tärkeä rooli, jopa paperittomassa maailmassa, mikä tarkoittaa, että organisaatiot ovat siirtymäss digiaikaan. Yritykset voivat mennä pitkälle kohti paperittomuutta joutumatta luopumaan kokonaan tulostamisesta. Jopa saavuttamatta täydellisyyttä, ne voivat säästää resursseja, nopeuttaa prosesseja ja helpottaa tietojen varmuuskopiointia.

Parempi tavoite useimmille yrityksille on pyrkiä käyttämään huomattavasti ”vähemmän paperia” sen sijaan, että se olisi täysin ”paperiton”. Pyrkimyksiin on joitain vakaita liiketaloudellisia syitä. Yhdysvaltain ympäristöviraston mukaan digitaaliset menetelmät säästävät 80 dollaria vuodessa työntekijää kohden paperilla, musteella, väriaineella, säilytystilalla ja postikuluilla mitattuna. Yritykset säästävät arkaluontoisten tietojen kierrätyspalvelujen kustannuksia ja saattavat pystyä luopumaan kokonaisista huoneista ja säilytysyksiköistä. Gartner arvioi, että paperin arkistoinnin, varastoinnin ja noutamisen kustannukset Yhdysvaltain yrityksille olivat 25–35 miljardia dollaria. Digitaaliset tallennusratkaisut ovat saatavana paljon halvemmalla. On myös todisteita siitä, että asiakkaat reagoivat nopeammin sähköisiin laskuihin kuin paperilaskuihin.

Teknologia kehittyy ja tuo uusia tapoja optimoida asiakirjaprosessit, mutta sen ei tarvitse tarkoittaa tulostamisen loppua ja paperiasiakirjojen käyttön päättymistä toimistoissa. Päätös siitä, mitkä asiakirjat on vielä tulostettava, on keskeinen osa muutosta paperittomaksi.