Mitä on sisällönhallinta?

Sisällönhallinta (engl. Content Management) tarkoittaa toimintaa, jolla pyritään hallitsemaan digitaalista informaatiosisältöä mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. 

Tiedostojen ja asiakirjojen käsittely vie lähes kaksi kolmasosaa keskimääräisen työntekijän työajasta.  ECM (Enterprise Content Management) -järjestelmillä voidaan tehostaa työajan käyttöä. ECM-työkalut antavat organisaatioille mahdollisuuden koordinoida asiakirjaprosessit ja toimiston työnkulut niin, että käytettävissä oleva tieto on aina ajantasalla ja oikeassa paikassa. Tiedon käyttäjät voivat luottaa siihen, että heillä on pääsy ja käyttöoikeudet kaikkiin heidän tarvitsemiin tietoihin. 

ECM- järjestelmien elinkaari

ECM-järjestelmät ovat olleet käytössä muutaman vuosikymmenen ja niitä on parannettu ja kehitetty jatkuvasti.  Yritysten omistajat ovat toisinaan olleet raivoissaan lukuisten teknisten ominaisuuksien suhteen, etenkin koska organisaatioiden on pitänyt ylläpitää useampia kuin yhtä järjestelmää. Tästä löytyy esimerkkejä vaikka terveydenhoitoalalta niin Suomesta kuin muualta. Kaikkien eri järjestelmien yhteen sovittaminen on osoittautunut vaikeaksi IT-osastoille.

Sisällönhallinta on siirtymässä selkeästi ECM-palveluista pilvipalveluihin. Yhä useammat yritykset harkitsevat pilvipalveluita tai hybridivaihtoehtoja  käsittelemään kaikkea informaatiota,tavoitteena on saavuttaa kustannustehokkuutta ja helppokäyttöisyyttä, kuten AIIM: n tutkimus osoittaa. Hybridi-malleissa on kuitenkin riskejä, kuten tiedon varastoinnin sijainti, laitteistoinvestointien arvonalennukset ja itse käyttöönotto, mikä liian kiireellisen aikataulun takia voi aiheuttaa korkeita kustannuksia ja hankaluuksia, etenkin jos infrastruktuuri ei ole vielä valmis muutokseen.

Pilvipalveluissa on tulevaisuus

Kaikki sisällönhallintaan liittyvät ongelmat saivat tutkimuslaitos Gartnerin miettimään, että tieto voisi siirtyä pilveen digitaaliaikakaudella. Tutkimusyritys keksi uuden määritelmän, Sisältöpalvelut, joka olisi pilvikäyttöinen, joustava ja dynaaminen. Sen sijaan, että käytössä olisi itsenäinen järjestelmä, yritykset suunnittelisivat omat tarpeensa. On ymmärrettävä, että liiketoimintaympäristö muuttuu, ja yritysten on yhä vaikeampaa hallita sisällön ja tiedon tsunamia. Tutkimus tukee Gartnerin näkemystä, että omissa tiloissa oleva ECM-järjestelmä korvataan jossain määrin pilviratkaisuilla. AIIM: n aiemmin tänä vuonna 231 yrityksessä suorittama  kysely osoitti, että niiden sisällönhallinnassa on suuri muutostarve. Vain 15% vastaajista ilmoitti aikovansa siirtyä itse ylläpitämää ECM-ratkaisua, kun taas kolmasosa oli valinnut pilvipohjaisen ratkaisun ja vielä 51% kehitti hybridiratkaisua, jossa yhdistetään oma sisällönhallinta pilvipalveluihin. Hybridi-lähestymistapa on ymmärrettävää, kun otetaan huomioon, kuinka paljon rahaa on käytetty vuosien varrella vanhoihin ratkaisuihin. Hybridi voi olla tehokas väliaikainen ratkaisu, kun taas enemmän sisältöpalveluita siirtyy pilveen. Kasvava innostus pilvipohjaiseen sisällönhallintaan johti tutkimusorganisaation "Markets and Markets" ennakoimaan, että pilvipohjaisen Enterprise Content Management (ECM) -markkinan koko kasvaa 9,77 miljardista dollarista vuonna 2017 34,42 miljardiin dollariin vuoteen 2022 mennessä.