Kolme tapaa parantaa asiakirjojen tietoturvaa

Ihmiset käyttävät yhä enemmän digitaalista teknologiaa työssään ja vapaa-ajallaan. Silti he ovat usein riippuvaisia ​​paperista. Yrityksillä on usein ​​kokemuksia haasteista, jotka liittyvät paperiasiakirjojen turvaamiseen ja käsittelemiseen digitaaliaikakaudella. Johtuuko se nykyisestä lainsäädännöstä, sisäisestä käytännöistä vai niiden puutteesta, monilla organisaatioilla on edelleen arkistohuoneita, joissa on tiedot useilta vuosilta ja joita on vaikea hallita ja suojata. Tietoturva on tärkeämpää kuin koskaan.

Yksinkertaisesti sanottuna paperiasiakirjat ovat tallessa mutta huonosti saatavilla tai jaettavissa.  Tämän lisäksi paperiasiakirjat voivat mennä väärään paikkaan, vaurioitua tai jopa vahingossa heittää pois. Yritykset ovat panostaneet asian korjaamiseen, mutta vielä on tehtävää jäljellä. 
Tähän ratkaisu on sisällönhallinta, joka on tarkoitettu manuaalisten prosessien automatisointiin ja liiketoiminnan sisällön ja datan tehokkaaseen hyödyntämiseen - yritykset pystyvät tallentamaan asiakirjat digitaalisesti, jolloin ne voivat hallita pääsyä ja suojata tietojaan.

Asiakirjan hakeminen tai katoaminen ei ole enää pätevä tekosyy, kun työntekijä ei pysty palvelemaan asiakasta tai allekirjoittamaan sopimusta. Asiakkaat odottavat yritysten suojaavan tietonsa ja toteuttavan tarvittavat toimenpiteet niiden suojaamiseksi, mutta omien paperiasiakirjojen säilyttämiseen liittyvät riskit ovat aivan liian suuret.

Digitaalisuuteen siirtyminen tarkoittaa pohjimmiltaan sitä, että asiakirjojen joutuminen vääriin käsiin on pienempi, asiakirjat ovat aina helposti saatavilla ja täysin palautettavissa - kaikki tämä voidaan käytännössä saavuttaa sisällönhallintatyökaluilla. Tämä sisällönhallintaratkaisu sisältää tekniikan, kuten päästä päähän -salauksen, joka pitää tiedot turvassa estämällä luvattomia osapuolia lukemasta niitä. Automaattiset varmuuskopiot varmistavat, että tiedot eivät katoa tallentamalla niitä keskitetyssä paikassa -sivusto, jos käytettävissä on ulkopuolinen varmuuskopio tai käytät pilviratkaisua.

Vain valtuutettu henkilöstö

Yritysten suuri huolenaihe on, miten estää luvattomia henkilöitä pääsemästä luottamuksellisiin tietoihin. Paperiasiakirjat voivat joutua melkein kenen tahansa käsiin, eikä yksinkertaisesti ole mahdollista jäljittää sitä, kuka on nähnyt tai muokannut niitä. Toisin sanoen, on aika jäähyväiset vanhanaikaisiin lukituskaappeihin ja siirtyäksesi digitaaliseen arkistointiin.
Yritykset tarvitsevat nykyään työkaluja, joiden avulla voidaan varmistaa tietoturva ja eheys, ja tänne tulevat uusimmat digitaaliset ratkaisut. Ilman asiakirjojen digitalisointia yritysten on mahdotonta valvoa oikein milloin ja kuka käyttää ja editoi tiedostoja. Siitä huolimatta pääsyä voidaan nyt valvoa ja tarkastaa tiukasti sisällönhallintaratkaisuihin sisältyvien työkalujen avulla.
Tällaisen työkalun avulla johtajat voivat antaa luvan tai käyttöoikeuden tiettyihin digitalisoituihin asiakirjoihin henkilöille tai ryhmille sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella, jos ulkoinen käyttöominaisuus on aktivoitu. Lisäksi sääntöjä voidaan laatia, jotta vain asianmukaisella hallintotasolla olevat henkilöt pääsevät tiettyihin tietoihin.
Seuraa asiakirjojen käyttöäSen lisäksi, että suojellaan pelkästään tietoja, jotka pääsevät tietoon, muun muassa Enterprise Content Management- tai Content Services -palveluiden avulla yritykset voivat seurata, kuka käyttää asiakirjaa, mitä osaa he käyttivät, milloin se oli saanut, ja miten he käyttivät sitä. Tämä lisää huomattavasti parempaa näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä, mikä on avainta, kun yritykset pyrkivät varmistamaan luottamuksellisuuden ja eheyden.
Tämä ominaisuus on arvokkain auditointien yhteydessä, jos prosessissa tehdään virhe tai jos tehdään valituksia. Muutokset voidaan jäljittää ja ongelmat voidaan tunnistaa nopeasti välttämällä nimettömyyden viitta. Tämän asiakirjan digitalisoinnin näkökulman avulla yritykset voivat varmistaa, että niiden luottamuksellisimmat tiedot ovat turvassa, jopa käyttöoikeuksien myöntämisen jälkeen.
Pystymällä analysoimaan joka kerta, kun asiakirjaa haetaan, yritykset voivat varmistaa, että heidän tietoturvapolitiikkansa toimii suunnitelmien mukaan ja että henkilöstöllä on oikeat oikeudet. Tietosuojan kannalta valppaus on kaikkea. Pääsyn seuranta on lopullinen tapa olla valppaana kaikessa organisaation dokumentoinnissa.
Kaiken kaikkiaan sisältöpalvelut eivät ole hyödyllisiä vain toimistojen tehokkuuden ja organisoinnin kannalta - ne ovat tärkeässä asemassa nykyaikaisissa yritysturvallisuusstrategioissa. Digitaalinen asiakirjahallinta antaa yrityksille mahdollisuuden jäljittää kaikki toimet ja eliminoi asiakirjan katoamisen, vahingoittumisen tai tuhoamisen riskin. Loppujen lopuksi tämä on ratkaisevan tärkeää paitsi yrityksen sisäisen tiedon lisäksi myös asiakkaiden, jotka luottavat yrityksiin henkilötietoihinsa, jotka voidaan varmistaa tällaisten digitaalisten ratkaisujen avulla.

Jos pidit tästä artikkelista, saatat myös olla kiinnostunut lukemaan tutkimuksestamme digitalisoinnista yrityksissä Euroopassa.