Digitalisaatio lisääntyy, mutta tulostus on vielä usein välttämätöntä.

Yritysten liikkuvuuden hallinta EMM (Enterprise mobility management) vie yritykset askeleen lähemmäksi tilannetta "työskentele ihan missä tahansa". Tämä tuo uusia haasteita muun muassa tulostusmahdollisuuden luomiseen niin, että työntekijät voivat tulostaa asiakirjoja milloin ja missä tahansa. Se on suhteellisen yksinkertainen prosessi, kun yritykset ymmärtävät prosessin täysin. Oikea tulostusratkaisu integroituu olemassa oleviin EMM-järjestelmiin, säästää kustannuksia, ylläpitää turvallisuutta ja liiketoiminnan tehokkuutta. Mobiilitulostus on tärkeä asia nopeasti muuttuvassa digitaalimaailmassa.

Organisaatioilla voi olla suuntaus siirtyä kohti paperitonta toimistokonseptia, mutta on epätavallista, että ne lopettavat tulostamisen kokonaan. Huolimatta tärkeistä innovaatioista, kuten DocuSign, on joukko tapauksia, joissa tulostaminen on edelleen suositeltava vaihtoehto. Saadakseen kaiken irti liiketoiminnan liikkuvuusratkaisuista, yritysten on varmistettava, että liikkuvilla työntekijöillä on samat oikeudet kuin muilla työntekijöillä. 

Etätyö

Yritysten liikkuvuuden hallinta on nykyään organisaatioille välttämätöntä. Suurin osa toimistotyöntekijöistä suorittaa nykyään merkittävän osan työstään mobiililaitteilla muualla kuin toimistossaan ja on lisääntyvä tarve tehdä työtä tien päällä mitä tahansa laitetta käyttäen. Älypuhelimet, tabletit ja muut kannettavat laitteet helpottavat nopeaa vastaamista asiakkaiden tarpeisiin. Teoriassa maantieteellisten rajojen hylkääminen johtaa kustannusten alenemiseen ja tuottavuuden kasvuun. Tämän pitäisi myös hyödyttää asiakkaita, etenkin pankkitoiminnassa, vakuutuksissa ja terveydenhuollossa, joilla palvelun nopeus on yksi suurimmista kilpailukeinoista.
Mutta yrityksen liikkuvuusstrategia ei ole täydellinen ilman huolellisesti harkittua mobiilitulostustrategiaa. Jos ihmiset voivat tulostaa asiakirjoja etäyhteyden kautta mistä tahansa laitteesta, se lisää heidän joustavuuttaan, mutta liian monet yritykset käyttävät primitiivisiä ja mahdollisesti vaarallisia menetelmiä. Yleinen käytäntö on esimerkiksi tarjota jokaiselle mobiililaitteelle, joka on samassa verkossa kuin organisaation toimistotietokoneet, mahdollisuus tulostaa ilman rajoituksia. Mutta ilman lupaa, analytiikkaa ja sääntöjä tämä voi johtaa katastrofiin. Liikkuvuuden hallinnan tulee perustua huolelliseen suunnitteluun, jossa tietoturvanäkökulmat on otettu huomioon ja tietoturvauhat poistettu.

Tulostuksen hallintatyökalut ovat välttämättömiä

Mobiililaitteiden käyttäjät tarvitsevat pääsyn olemassa oleviin turvatulostusjärjestelmiin. Paras tapa on integroida mobiililaitteet olemassa olevaan tulostusratkaisuun.  Mobiililaite saa profiilin, jossa ilmoitetaan yksityiskohdat, mitä tulostimia sillä on oikeus käyttää. Kun mobiilitulostustyöt on lähetetty käyttäjän laitteelta, ne voidaan salata ja tallentaa järjestelmään. Kätevä menetelmä tunnistautumiseen on käyttää mobiililaitteessa olevaa QR-koodia, mutta myös RFID-tunnisteen pyyhkäisy tai kulkukortti toimivat hyvin.
Laitteiden suojaamiseksi on hyvä estää mobiilitulostustöitä kulkemasta julkisen pilven läpi. Käyttämällä yksityisiä pilviä ja perinteisiä tietokeskuksia on mahdollista konfiguroida laitteisto, tiedontallennus ja verkko niin, että estetään ei-toivottujen pääsy verkkoon. EMM-ratkaisun käyttö perinteisen datakeskuksen tai yksityisen pilven päällä luo korkeimman mahdollisen tietoturvan.

Affordable solutions are out there

These solutions don’t have to be expensive. There’s no need to invest in mobile-enabled printers because mobile printing can be delivered to the existing fleet of printers. When a company’s EMM systems are used, there’s no need to update routers, or networks. The system is configured to support a full range of desktop, laptop and mobile devices. Costs can be kept down, too, by making the system simple enough so that users can take charge of their own printer access. Most mobile device users are pretty savvy when it comes to understanding new apps. The user-facing part consists of an integration into the print dialogue provided by iOS, or Android, and an app to connect to various printers on the network. Avoiding time-wasting calls to the IT help desk should be a priority for all companies. With a well-designed solution, the IT department would set the access privileges and the users would do the rest.

Secure and user-friendly options exist

Business mobility solutions are about increasing efficiency by speeding up response times. They are also about reducing costs. Mobile devices are more affordable than desktop computers, or laptops, so most organisations are happy for employees to use them. iPads have evolved and split-screen technology is now available, making them suitable for a wider range of jobs. Although they will never be used for everything, the trend is clear. Meanwhile, printing continues to be important for most organisations despite the move towards paperless offices. No one knows what will happen in two decades, but for now, enabling mobile devices to print in a secure and user-friendly fashion is an integral part of establishing the best possible business mobility solution.