Haasteet ja tarjotut palvelut
Lähtötilanne:
Kymmenen eri valmistajan laitteilla ja 90 eri kopiokonemallilla 30 toimipaikassa ympäri Eurooppaa. Tietojärjestelmäosasto päätti puuttua korkeisiin tulostuskustannuksiin ja laitteiden tehottomaan etähallintaan. Tarjouspyyntö toimitettiin noin kymmenelle toimittajalle seuraavilla tavoitteilla:
- Kumppanuus yhden valmistajan kanssa, jolla on Euroopan laajuiset tukimahdollisuudet
- Vakioida laitevaihtoehdot kolmesta neljään eri malliin
- Laitteet palvelunasopimus, jolla saavutetaan heti kustannussäästöjä
Vaatimuksena oli myös etävalvonta- ja ylläpitopalvelu lukuisten paikallisten sopimusten korvaamiseksi. Lisäksi käyttöönottoaikataulu oli erityisen tiukka vain viisi kuukautta.
Lopputulos:
Tarjouskilpailun perusteella voittajaksi valittiin Kyocera Document Solutions. Ensimmäisessä vaiheessa Groupe FSD: n koko laitteisto korvattiin 300 uudella laitteella. Laiteoptimointi suoritettiin vähentämällä mallien lukumäärää 90 vain neljään eri malliin. Käyttöönottoa hallitsi Kyocera Document Solutions -tiimi Ranskasta. Groupe FSD -henkilöstön tuella ja Kyocera tai ylläpitäjäkumppani kaikissa muissa maissa.
KFS-etähallintasovelluksen avulla ylläpito- ja kirjanpitotiedot voidaan ilmoittaa automaattisesti. Laskurilogien automaattinen vienti eliminoi laskentataulukon lähettämisen ja tietojen syöttämisen manuaalisesti jokaisen yksikön toimesta. Aikaisemmin kukin yksikkö hallitsi omia tarvikkeitaan paikallisesti. Nyt kulutustarvikkeiden hallinta on keskitetty KFS-sovellukseen, joka tekee tilaukset ja toimituspyynnöt automaattisesti. Ylläpito tehdään yhdellä sopimuksella, jolla korvataan lukuisia sopimuksia.
Kaiken kaikkiaan ratkaisun ansiosta etätyötä tekevät teknikot voivat hakea tilasivuja, logit ja raportit sekä tarvittaessa käynnistää koneen uudelleen tai muuttaa asetuksia. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, KFS: n tuottamat erilaiset raportit asennettujen koneiden lukumäärästä, värien ja mustavalkoisen tulostuksien suhteesta sekä tapahtumien lukumäärästä antavat tietoja seurantapalavereihin, jotka pidetään Groupe FSD: n ja Kyocera Document Solutions: n välillä. Tietojen perusteella tehdään jatkuvan parantamisen toimenpiteitä.
