KYOCERA ScannerVision

OHJAA ASIAKIRJAT USEAMPAAN ERI PAIKKAAN YHDELLÄ PAINALLUKSELLA

Kuvittele, millaisia seurauksia voi olla sillä, ettet löydä tärkeää asiakirjaa kuten sopimusta tai laskua! Monissa organisaatioissa tärkeiden asiakirjojen käsittely ja arkistointi on edelleen aikaavievä, virheille altis manuaalinen prosessi. Tilannetta voidaan parantaa älykkäillä asiakirjojen tallennusratkaisuilla, jotka vähentävät virheen mahdollisuutta ja lisäävät samalla toiminnan tehokkuutta.

ScannerVision on asiakirjojen tallennusratkaisu, jolla voidaan automatisoida skannauksen työnkulkuja. Se on niin kutsuttu väliohjelmisto monitoimilaitteen ja asiakirjan määränpään, esimerkiksi verkkokansion, dokumentinhallinta ratkaisun tai vaikkapa SharePoint onlinen välillä. ScannerVision muuntaa asiakirjat ja tallentaa ne automaattisesti oikeaan paikkaan ennalta määriteltyjen sääntöjen mukaisesti, ohjaten asiakirjojen työnkulkua sulavammaksi ja varmistaen, että työnkulussa noudatetaan organisaation käytäntöjä.

Yritysten haasteita

  • Asiakirjojen skannaus ja metatietojen täyttäminen manuaalisesti asiakirjahallintajärjestelmään vie paljon aikaa – onko olemassa nopeampaa tapaa? 
  • Käytämme paljon aikaa väärin arkistoitujen asiakirjojen etsimiseen ja virheellisten tietojen korjaamiseen – voimmeko välttää virheet ja työskennellä täsmällisemmin? 
  • Meille koituu paljon kuluja asiakirjojen käsittelystä: posti ja lähetit, keskitetty skannaus, faksaus ja asiakirjojen tallennus tai arkistointi – voimmeko vähentää näitä kustannuksia?

Hyötysi ScannerVisionista

  • Säästä aikaa: Tallenna, digitoi ja arkistoi asiakirjat mahdollisimman vähällä manuaalisella työpanoksella. 
  • Minimoi virheet: Työnkulun automaatio ja käyttäjän opastus varmistavat, että dokumentit tallennetaan oikein ja oikeaan paikkaan, josta tieto voidaan hakea nopeasti.
  • Vähennä kustannuksia: Yhtenäistetty asiakirjojen tallennusmalli vähentää käsittelyyn kuluvaa aikaa ja vähentää kuljetuksesta, postituksesta ja säilömisestä aiheutuvia kuluja – säästää aikaa ja rahaa ja parantaa tehokkuutta.

Ominaisuudet ja tekniset tiedot

ScannerVisionilla voit määrittää ja suorittaa määrätyt työnkulun prosessit automaattisina. Ensiksi käyttäjä valitsee ennalta määritellyn mallin joko monitoimilaitteelta tai PC:ltä. Hän asettaa tulosteet joko syöttölaitteelle tai lataa tiedostot PC:ltä ScannerVisioniin. Prosessoinnin aikana, yksi tai useampi komponentti kuten: OCR (Optical Character Recognition), viivakoodin tunnistus, kuvan parannus tai tiedostotyypin muunnos otetaan käyttöön ja metatieto joko syötetään käyttäjän toimesta tai luodaan automaattisesti. Lopuksi asiakirja arkistoidaan yhteen tai useampaan määränpäähän, kuten verkkokansioon tai asiakirjahallintajärjestelmään. Älykkään reitityksen ansiosta oikea määränpää tiedoston säilyttämiselle voidaan myös tunnistaa automaattisesti suoraan asiakirjan sisällöstä. Näin minimoidaan virheitä ja maksimoidaan automaattinen työnkulku. 

  • Liitännät– Suora linkki useisiin eri sovelluksiin kuten: Microsoft Sharepoint, pilvipalveluihin tai asiakirjahallintajärjestelmiin.
  • Metatieto – Jotta kaikki tiedostot ovat tallennettuna oikein ja oikeaan paikkaan, voidaan metatieto luoda automattisesti perustuen esimerkiksi päivämäärään, tiedoston sisältöön.
  • LDAP / AD Tuki  – Pääsy yrityksen osoitekirjaan suoraan käyttöpaneelilta tai kirjautumalla laitteelle, jotta saat käyttöön yksilöidyt valinnat.
  • OCR tunnistus – Muuta tulosteet haettaviksi ja editoitaviksi tiedostoiksi, yli 100 tuetun kielen avulla.
  • Viivakoodin tunnistus– Automaattinen viivakoodien tunnistus ja lukeminen, tiedoston jakoa ja indeksointia varten. Prosessoi ja reititä asiakirjat viivakoodien perusteella vauhdittaaksesi asiakirjojen muutosta ja tallenusta.
  • Salaus – Tietoturvan parantamiseksi, verkkoliikenne ScannerVisionin ja palvelimen välillä voidaan salata

EHDOLLISET LIITYNTÄRAJAPINNAT

Yksi ohjelmiston tehokkaimmista ominaisuuksista on metatietoon pohjautuva älykäs reititys. Tämä tarkoittaa sitä, että skannauksen määränpää voidaan määritellä asiakirjan sisällön perusteella, esimerkiksi:

Viivakoodi pitää sisällään sanan “Sopimus”: Asiakirja tallennetaan verkkokansioon ”Sopimukset”; “lakiosasto” saa kopion sähköpostilla.

Alueellinen OCR havaitsee sanan “lasku”: Asiakirja tallennetaan oikeaan Sharepoint-kansioon.

ScannerVision Demo

Scroll to top